Comprendre le fonctionnement d’une copropriété est important pour un copropriétaire, notamment dans le cadre d’un projet de rénovation énergétique.

Or, entre les différentes instances et les documents qui régissent une copropriété, il est facile de s’y perdre.

Cadre légal, différences entre parties communes et privatives, instances de direction et de gestion, documents cadres… on vous explique tout.

Définition d’une copropriété

La loi du 10 juillet 1965 définit la copropriété comme un immeuble (ou un groupe d'immeubles) bâti dont les caractéristiques sont :

• il est à usage total ou partiel d'habitation ;
• sa propriété est répartie par lots entre plusieurs personnes (physiques ou morales) ;
• il comporte des parties privatives et des parties communes.

Chaque copropriétaire est donc propriétaire de ses parties privatives (son appartement, sa cave, sa place de parking…) et d’une fraction des parties communes, dont la quantité peut varier d’un copropriétaire à un autre.

L’ensemble des lots détenus par un copropriétaire représente un certain nombre de tantièmes (ou millièmes) de la copropriété. 

Les tantièmes servent à calculer le montant des charges de chaque copropriétaire et le poids de son vote en assemblée générale (voir plus bas). 

Ils sont calculés en fonction de :

• la nature de la partie privative (un appartement vaut plus de tantièmes qu’un garage),
• son niveau de confort (les logements avec un balcon ou un jardin représentent plus de tantièmes qu’un appartement de la même superficie sans balcon ou jardin),
• sa situation dans l’immeuble (un appartement en rez-de-chaussée est moins valorisé qu’un appartement situé en étage).

Par exemple, un copropriétaire qui a un appartement de 45 m² au 4ᵉ étage, avec une cave et un balcon, pourra posséder plus de tantièmes qu’un appartement de 80 m², sans cave, situé au rez-de-chaussée. 

Il devra donc payer plus de charges, mais son vote aura plus de poids en assemblée générale.

Chaque copropriétaire est libre d'utiliser ses parties privatives ainsi que les parties communes. 

Il peut louer, vendre ou modifier ses parties privatives.

En revanche, il doit :

• participer à l'entretien des parties communes en payant des charges,
• respecter la tranquillité des autres occupants,
• respecter le règlement de copropriété (voir plus loin),
• veiller à ce que son logement reste sain,
• préserver la sécurité et l'harmonie de la copropriété.

Comment fonctionne une copropriété ?

Le fonctionnement d'une copropriété est régi par trois grandes instances et un ensemble de documents cadres obligatoires.

Les trois instances de gouvernance d'une copropriété

Une copropriété fonctionne grâce à trois instances obligatoires :

1. Le syndicat des copropriétaires, qui est composé de l'ensemble des copropriétaires. Vous en devenez automatiquement membre dès que vous possédez un ou plusieurs lots de la copropriété.
   Il se réunit au moins une fois par an en assemblée générale et décide de toutes les questions importantes relatives au fonctionnement de la copropriété.
   D’un point de vue légal, c'est une personne morale qui représente les intérêts collectifs des copropriétaires. À ce titre, elle peut souscrire des contrats et agir en justice.
2. Le conseil syndical est composé de copropriétaires élus par les autres copropriétaires. Son rôle est d'assurer la liaison entre le syndicat de copropriétaires et le syndic. Il contrôle ce dernier et l'assiste dans certaines tâches. Il est optionnel dans les petites copros.
3. Le syndic est le représentant légal de la copro auprès des tiers (banque, fournisseurs, sous-traitants…). Il peut être professionnel ou bénévole, internalisé ou externalisé. Il est élu par le syndicat des copropriétaires, exécute les décisions prises en assemblée générale et applique les différentes règlementations.
   Au quotidien, il gère les comptes, tient à jour le carnet d'entretien, pilote les travaux, convoque les assemblées générales et en rédige le compte rendu.

Ces instances sont donc complémentaires et doivent collaborer pour une gestion efficace de la copropriété.

Les cinq documents essentiels de la copropriété

Cinq documents régissent le fonctionnement d'une copro :

Le règlement de copropriété

C'est le document de base de toute copro. Il est obligatoire, a une valeur juridique et s’impose à tous les occupants de l’immeuble, qu’ils soient copropriétaires ou non.

Il contient différentes informations comme :

• l'origine de propriété du ou des bâtiments ;
• l’usage qui sera fait des parties privatives (habitation, commerce…) ;
• l'identification des différents lots de copropriété, leur localisation, leur affectation (habitation, garage, parking, commerce…) et le nombre de tantièmes de chaque lot ;
• les différentes instances et l'organisation de la copropriété ;
• les clés de répartition des charges ainsi que la distinction entre les charges communes générales et spéciales.

Un exemplaire est remis à chaque copropriétaire à son arrivée dans la copropriété.

Les annexes comptables

Chaque copropriété dispose d'un compte bancaire dédié. Il sert à gérer le budget et la trésorerie de la copro.

Lors de chaque assemblée générale ordinaire, le syndic présente et soumet au vote cinq annexes comptables :

• Annexe 1 : état financier après répartition et liste des soldes de chaque copropriétaire.
• Annexe 2 : comptes de gestion de l’exercice clos réalisé et budgets prévisionnels.
• Annexe 3 : comptes de gestion de l’exercice clos réalisé, classés par clés de répartitions (analytique).
• Annexe 4 : comptes de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles clôturés sur l'exercice.
• Annexe 5 : état des travaux et des opérations exceptionnelles non clôturés sur l’exercice.

Ces documents sont fournis avec l'ordre du jour de l'assemblée générale.

Le carnet d'entretien

Ce document regroupe toutes les informations techniques du ou des bâtiments : équipements, titulaires des contrats d'assurance ou d'entretien, liste des travaux réalisés…

Il est mis à jour par le syndic et est mis à disposition des copropriétaires sur un extranet ou à la demande.

L'inscription au registre national des copropriétés

Toutes les copropriétés doivent être immatriculées au registre national des copropriétés. Il s'agit d'un outil de l'État qui recense les copros à usage d'habitat.

L'inscription au registre et la mise à jour des informations sont réalisées par le syndic.

On y retrouve des informations comme : la fiche d'identité de la copro (adresse, taille, âge, composition), sa gouvernance (syndic professionnel ou bénévole), ses finances, son bâti et les éventuelles procédures administratives ou judiciaires en cours.

Le numéro d'immatriculation est important : il vous sera demandé en cas de vente d'un ou plusieurs lots, ou pour demander des subventions publiques.

Lors de projets d’ampleur, comme une rénovation énergétique, chaque instance a un rôle à jouer : 

• Le syndic ou le conseil syndical propose un projet en assemblée générale, qui peut décider de le voter ou non.
• S’il est voté, le syndic a pour responsabilité de le mener à bien, sous le contrôle du conseil syndical et en rendant des comptes à l’assemblée générale des copropriétaires.